Schreibst Du noch Excel-Listen oder schon Umsatz? 

Der ganz grosse

Wir alle nutzen es: Excel mit seinen Excel-Listen – das wohl bekannteste aller Kalkulationsprogramme. Eine  Arbeitswelt ohne dieses Programm ist kaum vorstellbar, wird es doch in nahezu jeder  Abteilung für verschiedenste Zwecke wie Kundenverwaltung, Umsatz-Berechnung,
Projekt-Planung und vieles mehr eingesetzt.

1. Excel scheidet die Geister

Sicher weisst Du aus eigener Erfahrung: beim Thema Excel scheiden sich die Geister. Während so mancher Kollege ein regelrechter Excel-Crack ist, sitzen andere oft ratlos vor einem Formel-Chaos und Fehler-Meldungen wie #BEZUG!.

Im Vertrieb zum Beispiel gehören vor allem die Priorisierung von Interessenten, Terminplanung und nachhaltige Kundenbetreuung zu Deinen Aufgaben. Kann Excel diese Bereiche ausreichend und nachhaltig abdecken?

Eventuell fehlt Dir der Überblick über potenzielle Verkaufschancen und die anschliessende Auswertung Deiner Massnahmen. Oder Du möchtest schlichtweg effizientere Workflows einführen, um Gewinn, Abschlüsse und Ergebnisse zu verbessern – aber wie?

In diesem praxisnahen Blog zeige ich Dir:

• Welche Vor- und Nachteile Excel mit sich bringt
• Wo die Grenzen des Kalkulationsprogramms liegen
• Welche Möglichkeiten ein CRM für effizientes Arbeiten im Zeitalter der Digitalisierung
    bietet

2. Ein Tag im Leben eines Verkäufers

Herr Müller soll seine Umsätze heute mit Hilfe einer Excel vorstellen. Er freut sich zwar darauf, seine verbesserten Halbjahres-Ergebnisse zu präsentieren, doch er hat wichtigeres zu tun, als alle Daten mühsam zusammenzutragen.

Nach seiner Recherche im Internet hat er eine tolle Formel gefunden, die ihm einiges an Arbeit abnimmt. Die Tabelle schön aufzubereiten frisst dann aber doch nochmal mehr Zeit als geplant.

Als er gerade fertig ist, klingelt das Telefon – es ist Frau Nägeli von der Firma Eisenschmid AG, bei der er letzte Woche einen Bestandskunden-Termin hatte. Sie beschwert sich, dass die erhaltene Offerte von dem beim Termin vereinbarten Preis abweicht. Leider kann Herr Müller seine Notizen dazu gerade nicht mehr finden.

Wenig später klärt sich der Sachverhalt: Herr Müller hatte sich die Angebots-Excel für den
Vor-Ort-Termin auf den Desktop gezogen und die Daten danach nicht mehr angepasst. So hatte sein Kollege lediglich den Schätzwert, nicht aber die real vereinbarte Summe für die Offerten-Erstellung zur Verfügung. Die neue Offerte schreibt Herr Müller fix selbst und sendet es an Frau Sommer.

Auch im Meeting will nicht alles klappen. Nach seiner erfolgreichen Präsentation möchte der Chef die Daten des Vorjahres sehen. „Das war so nicht vereinbart, die müsste ich erst wieder alle zusammensuchen. Und die Auswertung vom letzten Jahr hatten wir anders
aufbereitet, das ist nicht gut vergleichbar…“

3. Faktencheck Excel

Selbstverständlich kennen alle Mitarbeiter der heutigen Zeit Excel. Aber können sie es auch wirklich anwenden und ausnutzen? Der Beschaffungsaufwand ist für viele Firmen welche bereits Microsoft Office Paket im Einsatz haben natürlich sehr klein.

Durch die grosse Verbreitung besteht auch bei vielen Mitarbeitenden ein grosses Know How. Sie haben sich Vorlagen und Muster erstellt. Im Internet gibt es unzählige Tutorials und Online Kurse die gekauft werden können dazu.

Es gibt grosse Nachteile

Gerade heute spricht man immer mehr von Collaboration. Also der Zusammenarbeit am gleichen Dokument, ohne auf verschiedene Versionen verweisen zu müssen. Dazu sollten auch Mitarbeitende, welche vielleicht später dazu kommen, die Datei zentral finden können.

Das "Gärtchendenken" von gewissen Mitarbeitenden ist ein grosser Faktor, der effizientes und schnelles zusammen arbeiten verhindert. Dazu kommt der Datenschutz, der oft nicht gegeben ist, weil die Excel Dateien auf verschiedenen Rechnern (Server, Laptop des Verkäufers, Handy vom Product Manager etc.) gespeichert sind. Es herrscht damit einfach keine klare Transparenz und Übersicht.

Excel hat sich nicht umsonst seit Jahrzehnten etabliert und ist ein geeignetes Programm für Listen, Kalkulationen und Reports. Du kannst dort Stammdaten, Bewegungsdaten und Forecasts problemlos abbilden und beobachten.

Die Vielzahl an Formeln und freien Gestaltungsmöglichkeiten erlaubt es Dir, die Informationen, die Du benötigst, darzustellen und zu filtern. Gerade für kleine Betriebe oder Selbstständige, die keine Unmengen an unterschiedlichen Daten verarbeiten müssen, eignet sich Excel daher wunderbar.

ABER
Wächst Dein Unternehmen, dann skalierst Du Produkte, Daten, Mitarbeiter und Standorte.  Verwendest Du in diesen Fällen Excel, lauern einige Fallstricke:

• Komplizierten Tabellen fehlt es an Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Oft folgen endlose E-Mail-Ketten mit x verschiedenen Versionen, die die Zusammenarbeit erheblich
  erschweren und verlangsamen
• Im Kalkulationsprogramm können Änderungen nur rudimentär nachverfolgt werden. Somit kann keine Prozessunterstützung oder Fortschrittsverfolgung gewährleistet werden
• Excel unterstützt keine Zugriffsberechtigungen mit unterschiedlichen Rollen und Rechten

Beispiel:
Moderne Team- und Remotearbeit basiert auf der ständigen Verfügbarkeit von aktuellen Informationen und gemeinsamen Arbeiten. Excel kann weder gleichzeitigen und mobilen Zugriff noch ein Berechtigungskonzept für das Teilen und Bearbeiten von Informationen gewährleisten. Diese Features sind jedoch gerade für Teams, die auf unterschiedliche Standorte, Innen- und Aussendienst verteilt sind, essenziell.

4. Neue Ansätze für Deinen Vertrieb

Es ist an der Zeit an neue Lösungen zu denken. Mit einem CRM kannst Du Deine Vertriebs- und Unternehmenssteuerung optimieren sowie Controlling und moderne Arbeitsmethoden implementieren.

5. Bestandesaufnahme: Wo stehst Du jetzt?

a) Du hast bisher kein CRM und bist ZUFRIEDEN?

• Du hast Alternativen wie zum Beispiel Excel und kommst gut damit zurecht.
• Natürlich weisst Du aber, dass es immer Luft nach oben gibt.

Mögliche nächsten Schritte:
Vielleicht möchtest Du die Erfolgsmessung oder Customer Experience weiter optimieren?
Wichtig Vertriebs-KPIs können an dieser Stelle helfen.

b) Du hast bisher kein CRM und bist UNZUFRIEDEN?

• Du hast Alternativen wie zum Beispiel Excel wünscht Dir aber mehr Übersicht, willst Daten unternehmensweit vernetzen oder moderne Workflows einführen.
• Du denkst über neue Möglichkeiten nach.
  Ein CRM bietet viele Vorteile, um Dein Unternehmen zentral zu vernetzen und effizienter zu arbeiten.

Mögliche nächsten Schritte:
Wir bieten in diesem Fall gerne einen unverbindlichen und kostenlosen Demo-Termin an. Wir zeigen Dir die Möglichkeiten und Verbesserungen an, wenn Du Zoho CRM nutzt:

Hier klicken und gleich einen Demo-Termin buchen => Online Termin auswählen!

c) Du hast ein CRM, aber nutzt immer noch Excel?

Finde den Auslöser oder Ursache für diese Situation

• Fällt es Euch schlichtweg schwer, sich von den alten Gewohnheiten zu lösen?
• Ist Euer aktuelles CRM (noch) nicht das richtige für Eure individuellen Bedürfnisse?
• Ist CRM fest in Eurer Unternehmensstrategie verankert?
• Ist Deinen Mitarbeitenden der Mehrwert eines CRMs bekannt? Nutzen Sie es?

Mögliche nächsten Schritte:
Hier können Gespräche mit einem unserer CRM-Berater helfen. Oder informiere Dich zu aktuellen und wichtigen Themen rund um CRM.

Mache Dich gezielt auf die Suche nach Optimierungspotenzial, welche Automatisierungen könnten Zeit und Kosten einsparen helfen. Welche KPIs für Deine individuelle Erfolgsmessung gibt es, und verbessern so stetig Deine Ergebnisse?

6. Mach den Schritt in Richtung
    Sales-Excellence

Stellen Dir vor, Du könntest auf Knopfdruck einen besseren Überblick über Deinen Kundenstatus bekommen, Prioritäten setzen, den Effizienz-Druck meistern und Deine Verkaufschancen optimal nutzen.

• Echte Kundennähe & einzigartige Beziehungen
  Setze mehrfachem Nachfragen und dem Ansprechen irrelevanter Themen ein Ende. Umfassende Historien beinhalten alle Informationen über den Kunden und ermöglichen
  kundenorientierte Kommunikation.
• Besuchsmanagement & Routen-Optimierung
  Besuchen Sie Ihren Kunden zum richtigen Zeitpunkt und sparen Sie sich wertvolle Zeit bei der Routenplanung. Effiziente Besuchsnachbereitung durch das Erfassen von Daten vor Ort – auch offline.
• Automatisierte Handlungsempfehlungen
  Schnelles und einheitliches Arbeiten, ohne etwas zu vergessen. 
  Erkenne Zusammenhänge, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind.

 Zusätzlich unterstützt Dich eine Art „kleiner Helfer“. Er schreitet im richtigen Moment ein, erinnert Dich an wichtige To-dos und gibt immer hilfreiche Tipps. Er greift dem Vertrieb unter die Arme und schafft gleichzeitig Brücken zu Marketing, Service und anderen Abteilungen. Er ist der zentrale Knotenpunkt für alle Kollegen und schliesslich der Kitt, der das gesamte Unternehmen zusammenhält.

Alles Zukunftsmusik? Von wegen!

Ein gutes CRM bietet Dir schon heute den berühmten 360-Grad-Blick über all Deine Daten und dient Dir beim Thema Big Data als verlässlicher Partner. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz kann ein CRM zum Beispiel automatisiert Handlungsempfehlungen für Deine Mitarbeiter geben und dadurch optimale Workflows sicherstellen.

So geniesst Dein gesamtes Unternehmen grösstmögliche Sicherheit und Transparenz in Bezug auf alle zu verarbeitenden Daten und Beziehungsgeflechte.

7. Next Steps

Du willst Deinen Vertrieb mithilfe eines CRM-Systems effizienter gestalten?
Diese vier konkreten Schritte helfen Ihnen bei der Planung:

7. Fazit

Wir haben gesehen, dass Excel keineswegs ausreicht, um ein Vertriebsteam oder gar ein ganzes Unternehmen zu steuern, zu messen und schlussendlich zum Erfolg zu führen.
Die manuelle Steuerung von Prozessen ist nicht nur zeitintensiv und voller Kommunikationslücken, sondern auch fehleranfällig und definitiv nicht mehr zeitgemäss.

Für viele Unternehmen wird ein radikales Umdenken der internen Organisation und eine Neuorientierung hinsichtlich des Einsatzes und der Nutzung von IT notwendig sein. Davon ausgehend müssen strategische Unternehmenssteuerung, Prozessoptimierung sowie
Digitalisierung vorangetrieben werden. Ein erfolgreiches Management plant und steuert die Arbeit seiner Mitarbeiter so, dass Ziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.

Ein gutes CRM unterstützt Unternehmen bei Planung, Steuerung, Zeitmanagement, Terminplanung, Aufgaben- und Budgetverwaltung, Team-Kommunikation und Collaboration. Es kann all diese, aber auch komplexere Prozesse abbilden und dennoch individuell konfiguriert werden.

Dadurch qualifiziert sich ein CRM als optimale Lösung, um die Produktivität zu steigern, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und Dich so auch künftig auf Erfolgskurs zu halten. Um den Anschluss an die Digitalisierung nicht zu verlieren, solltest Du besser jetzt handeln. CRM unterstützt Dich aktiv dabei, auf hart umkämpften Märkten zu bestehen und Dein volles Vertriebspotenzial zu entfalten.