Arbeiten zu Hause – Home Office für Mitarbeiter einrichten in 24h

Die Corona Krise erfordert nun nach den Entscheiden des Bundesrates in der Schweiz Massnahmen wie Home Office Arbeit für Mitarbeiter. Nur wie soll nun innerhalb von Stunden diese Möglichkeit zur Verfügung stehen? KMU's in der Schweiz haben diese Thematik hoffentlich schon in der Geschäftsleitung oder Informatik Abteilung diskutiert, oder gar bereits umgesetzt. 

Doch alle anderen, welche nun vor dieser grossen Herausforderung nehme ich mit diesem Blog etwas die Angst davor. Es ist schneller und einfacher möglich als vielleicht erst gedacht.

Inhaltsverzeichnis:
1.) Ausgangslage und Definition von "Home Office"
2.) Strukturiertes Vorgehen
3.) Welche Software und Tools einsetzen
4.) News und Informationen zu Home Office

1.) Home Office ist mehr, als einfach zu Hause zu arbeiten

Nach dem Entscheid des Bundesrates vom 13.3.2020 bezüglich des Coronavirus und zum Schutz der Gesundheit der Bevölkerung, stehen viele Firmen und KMU vor der Frage, wie das Arbeiten von zu Hause am schnellsten und effizientesten organisiert werden soll?
Selbstverständlich ist es sinnvoll, so viele Mitarbeiter wie möglich von zu Hause arbeiten lassen.

Gemäss dem SECO wird Home Office arbeiten wie folgt definiert:
"Unter dem Begriff Home Office wird vorliegend jene Arbeit verstanden, die Arbeitnehmende ganz oder teilweise, regelmässig oder unregelmässig von zu Hause aus verrichten. Dabei ist der häusliche Arbeitsplatz normalerweise mit dem betrieblichen Arbeitsplatz durch elektronische Kommunikationsmittel verbunden. "

Dabei sticht der Punkt "elektronische Kommunikationsmittel" bestimmt heraus, denn wer bisher Home Office nicht angeboten hat, wird genau an diesem Punkt seine Zähne ausbeissen. Es gibt gute und schnelle Lösungen, welche in diesem Blog später noch genauer beleuchtet werden. 

Dabei gibt es Vorgaben und Verpflichtungen als Arbeitgeber, die durch den Gesetzgeber klar geregelt worden sind. Home Office bedeutet für Arbeitnehmende ein hohes Mass an Eigenverantwortung, da berufliche Tätigkeiten in der privaten Umgebung ausgeführt werden. Der Arbeitgeber ist dabei nicht von seiner Pflicht entbunden, für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden zu sorgen und entsprechende Massnahmen umzusetzen. Die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers bezieht sich auf alle arbeitsbezogenen Faktoren, die sich auf die Gesundheit der Arbeitnehmenden auswirken.
(siehe Artikel 6 Absatz 1–3 ArG (Arbeitsgesetz))

Einrichtung und Möbel

Wenn Mitarbeiter bisher nicht zu Hause gearbeitet haben, stellt sich auch die Frage der Einrichtung. Selbstverständlich kann einfach am Esstisch gearbeitet werden, doch das wird schnell zu Problemen mit der Familie führen. Denn für jede Mahlzeit alles wieder wegräumen zu müssen, und danach sich wieder installieren führt zu Zeitverlust und stört die Effizienz. 

Darum wäre es natürlich von Vorteil, wenn dafür ein eigener Raum als "Remote-Büro" eingerichtet werden könnte. Dabei muss es ja nichts Perfektes sein, aber einige Punkte sind sicherlich zu beachten. 

• Wenn möglich eigenes Zimmer einrichten für das arbeiten zu Hause
• Nischen in der Wohnung oder Haus nutzen
• Natürlich, wohnlich aber minimalistisch einrichten
• Gutes und richtiges Licht installieren

Das Online-Portal "Homebook" hat dazu einen ausführlichen und guten Blogbeitrag veröffentlicht mit guten Tipps dazu. 

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2.) Strukturiertes und überlegtes Vorgehen ist jetzt gefragt

Genau so wie die Bevölkerung angehalten ist jetzt nicht in Panik zu verfallen, empfehle ich dies auch beim Einrichten des Home Office. Aber ein strukturiertes Vorgehen ist sicherlich angebracht. Nehmen Sie sich nun etwas Zeit für eine saubere Lagebeurteilung, welche in folgende Punkte unterteilt werden kann:

2.1 Problemerfassung und Ziele Definition
Die neue Situation aufgrund der Vorgaben oder Verbote die der Bundesrat am Freitag 13.3.2020 erlassen hat, ist bei Ihnen in der Firma nun ein Problem entstanden. 

Welche Bereiche sind nun davon betroffen? 
Wer ist davon betroffen?
Was ist noch möglich und was ist nicht mehr möglich?
Wie schnell brauchen Sie eine Lösung?

Vertiefen Sie sich aber noch nicht zu stark in den Problemen, den die werden wir unter 2.1 Problembehandlung noch detailliert anschauen. 

Definition der neuen Ziele
Machen Sie sich nun zuerst Gedanken über die neuen Ziele. Was wollen Sie trotz der schwierigen neuen Situation erreichen können? Welche Prioritäten der Ziele für das 2020 müssen nun angepasst werden (z. Bsp. Besuch der Fachmesse xy)? Welche neuen Ziele stecken Sie nun, aufgrund der veränderten neuen Lage (z. Bsp. Umsatzziele anpassen?)

Die neuen Ziele müssen zuerst gesteckt und aufgeschrieben werden, bevor Sie an die Problembehandlung gehen, denn sie beeinflussen mögliche Lösungen direkt.

Gemäss der Arbeitspychologin Petra Schmid von der Universität Zürich ist es sehr wichtig, dass Unternehmen folgende Punkte umsetzen: "Unternehmen müssen die Aufgaben, Ziele und Deadlines bestimmen. So wissen die Mitarbeitenden genau, was von ihnen erwartet wird. Zudem können die Firmen den Austausch unter den Mitarbeitenden mit Online-Meetings fördern".

2.2 Problembehandlung
Die neue Situation, in der Sie nun stecken, erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Schnellschüsse führen höchstens dazu, dass sie in einigen Tagen immer noch beschäftigt sind mit dem Hochfahren der Möglichkeit das Arbeiten im Home Office zu ermöglichen. Im schlimmsten Fall haben Sie Kosten generiert und viel Zeit "verbraten" und trotzdem noch keine gute Lösung. 

Darum empfehlen wir ein Vorgehen nach der folgenden Grafik bzw. Regelkreislauf. 

Das Problem sind die Auflagen, welche vom Bundesrat gemacht wurden. Gemäss dem Führungsprozess heisst es nun, die Situation zu analysieren, was sie zum Teil bestimmt schon gemacht haben. Für eine Analyse der Situation helfen folgende Kriterien die etwas genauer beachtet werden müssen:

a) Rechtslage
Inwiefern betreffen Sie und Ihre Firma die von der Regierung gemachten Vorgaben oder Verbote? Nicht jede Branche oder Firma wird gleich davon getroffen. Notieren Sie sich die Punkte welche Sie direkt oder ev. erst indirekt betreffen.

Zu beachten sind auch mögliche Vorschriften betreffend Datensicherung. Welche Informationen und Daten können ohne Probleme in einer Cloudlösung (Zoho Workdrive, Dropbox, Google Drive etc.) gespeichert werden, und welche müssen aus rechtlichen Gründen über ein VPN (Virtuel Private Network) gesichert sein? Sehr oft betrifft es weniger Daten, die komplett geschützt sein müssen, als man denkt. Die bekannte Internet-Zeitschrift Heise hat eine gute Übersicht der Vorteile von Datensicherung und Datenhaltung in der Cloud geschrieben.

b) Zeitverhältnisse
Wie schnell sind Sie denn nun wirklich gezwungen eine Lösung zu finden? Erstellen Sie am besten einen Zeitstrahl auf einem Flipchart oder einer Wandtafel, auf welchem Sie übersichtlich die fixen Zeitpunkte notieren können, die Sie einhalten müssen.

c) Umwelteinflüsse
Hier sprechen wir nicht direkt von Wettereinflüssen. Sondern machen Sie sich Gedanken, in welcher Form Sie die folgenden Punkte direkt oder indirekt bei Ihren Entscheidungen beeinflussen werden:
- Bevölkerung und Ihr Verhalten (Panikeinkäufe, Angst vor Reisen usw.)
- Infrastruktur und Versorgung (Können Mitarbeiter zu Hause in Ruhe arbeiten?)
- Kommunikation (Welche Art und wie oft müssen Sie mit Mitarbeiter kommunizieren?)
- Wochentage und Tageszeiten, welche wichtigen Einfluss auf Ihr Business haben

d) Lageentwicklung
Erstellen Sie am besten drei Szenarien die entstehen können. 
- Beste Fall
- Schlechteste Fall
- Erwartete Fall

Auf die Antworten dazu kommen Sie, wenn Sie sich Gedanken machen, wie der Bundesrat in den nächsten Wochen oder Monaten handeln wird. Gehen Sie jeweils davon aus, dass es noch verschärft wird, oder werden die Vorgaben/Verbote gelockert?
Wie reagieren Ihre Mitarbeiter auf diese Situation, und welche Produktivität erreichen sie im Home Office? Werden die Meetings und Absprachen gleich speditiv und effizient wie vor dieser schwierigen Zeit abgehalten werden? 

Wir sagen diesen Gedanken auch, vorbehaltene Entschlüsse vorbereiten. Was tun Sie, wenn sich die Situation entsprechend verändert? Diese Gedanken helfen, dass Sie bei weiteren Anpassungen weniger Zeit verlieren und schneller ins Handeln kommen können. 

e) Mittel und Möglichkeiten
Dieser Punkt ist wohl einer der wichtigsten. Denn ohne die Hilfsmittel wie Laptop oder PC, Software oder cloudbasierte Tools, wird das Arbeiten im Home Office sehr schwierig werden. 

Darum gewinnen Sie in einem ersten Schritt einen Überblick über folgende Punkte:

• Welche Mittel wie Laptop, PC, Drucker etc. stehen welchem Mitarbeiter zur Verfügung
• Wie können fehlende Mittel heute noch schnell und zeitnah beschafft werden?
• Auswahl der Software/Tools, um die gemachten Ziele zu erreichen?
• Was fehlt welchem Mitarbeiter zu Hause, um im Home Office zu arbeiten?
• Welche Vorgaben/Leitlinien müssen erstellt werden?
• Wie sieht der "Führungsrythmus" aus, wenn wir von zu Hause aus arbeiten?
  (wann findet welches Meeting über welches Tool statt)
  Sie können Mitarbeiter die zu Hause arbeiten nicht mehr mal schnell in seinem/ihrem Büro besuchen und eine Anweisung geben. Das wird und muss über den elektronischen Weg erfolgen müssen.

Mit dem Führungsbehelf des BABS (Bundesamt für Bevölkerungsschutz) haben Sie ein Instrument welches hilft solche Krisensituationen strukturiert zu bewältigen.

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3.) Online Lösungen

Das zentrale Element für Zusammenarbeit in Teams von zu Hause sind natürlich Informatik Lösungen wie Microsoft Teams oder Google G-Suite, welche die notwendigen Softwarelösungen integriert haben. Eine sehr kostengünstige Lösung ist auch ZOHO Remotely der Softwarefirma aus Indien mit über 50 Mio installierten Lösugen weltweit.
(Um die Bemühung zur Einhaltung der weltweiten Gesundheitsempfehlungen zu unterstützen, stellt Zoho das Bundle Remotely bis zum 1. Juli 2020 kostenlos zur Verfügung.)

Doch schauen wir uns mal genauer an, was Sie denn für ein effizientes Arbeiten auf Distanz mit Ihren Mitarbeitern im Homeoffice benötigen.

Folgende Bereiche müssen durch eine Lösung abgedeckt sein:
1.) Kommunikation intern wie extern
2.) Aufgabenmanagement bzw. Projekttool
3.) Zusammenarbeitspaket wie Office (Dateiablage (wie z. Bsp. Dropbox), Word, Excel)
4.) Einfache zentrale Administration für die IT (interne Abteilung oder extern IT Partner)

3.1) Kommunikation intern und extern

Eines der grössten Probleme das es zu lösen gibt, ist die Kommunikation. Einfach schnell den Arbeitskollegen ansprechen, oder zur Kollegin ins nächste Büro zu gehen ist nicht mehr. Darum braucht es Möglichkeiten schnell und einfach miteinander zu kommunizieren. Sicherlich gibt es hier Skype oder ein Facebook Messenger Call. Doch je mehr verschiedene Plattformen Sie einsetzen, umso komplizierter wird es dies koordiniert zu tun. 

Mit Zoho Remotely erhalten Sie eine Plattform, welche alle drei Punkte vereint und perfekt verbunden hat.

a) Qliq
Mit Qliq findet die interne Kommunikation statt, indem mit jedem Mitarbeiter der online ist sofort gechattet werden kann. Es können aber auch gleich einfach Videocalls gestartet und ein Problem besprochen werden, als würde man sich gegenüber sitzen.

b) Online Meeting
Sicherlich ist der Kommunikationsbedarf in dieser kommenden Zeit einiges höher, als wenn alle immer im Büro arbeiten würden. Darum ist es absolut notwendig, dass einfach und schnell ein Online Meeting mit mehreren oder gar vielen Teilnehmer organisiert werden kann. 
Zoho Meeting ist dafür die perfekte Möglichkeit. Sie erstellen mit wenigen Mausklicks ein neues Meeting, fügen die Teilnehmer per E-Mail Adresse hinzu (interne wie externe Personen möglich), und schon kann das Meeting beginnen oder zum festgelegten Zeitpunkt starten.

Jederzeit können Sie dabei Ihre Präsentation online schalten, und über Mikrofon und Kamera sprechen, oder auch den eigenen Bildschirm teilen und somit den Mitarbeitern die nächsten Aufgaben mitteilen. 

c) Online Schulungen in virtuellen Klassenzimmer
Nicht nur Schulen werden in den kommenden Wochen vor dem Problem stehen, dass sie mehrere Dutzend Teilnehmer einfach und schnell einen virtuellen Klassenraum zur Verfügung stellen müssen. 
Mit Zoho Show Time ist genau diese Möglichkeit gegeben. Sie erstellen eine Sitzung, nur für interne Mitarbeiter oder auch für externe Teilnehmer, und können sogar entscheiden diese zeitgleich aufzunehmen. So können Mitarbeiter die verhindert sind, alles in Ruhe als Aufzeichnung später ansehen. 

Auch Schulen können mit Zoho Show Time die ausgefallenen Unterrichte sehr einfach und innerhalb Minuten planen und durchführen. Die Schüler können sich von zu Hause aus einfach einloggen und dem Stoff folgen. Diskussionen oder Fragen sind über die Chat-Funktion bereits eingebunden und ermöglichen den Austausch zwischen der Lehrperson und den Schüler und Schülerinnen.

3.2 Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung

Mit Zoho Projects können alle Projekte und Aufgaben zentral erfasst und verwaltet werden. Die cloudbasierte Lösung von Zoho ermöglicht es innert Minuten ein neues Projekt - z Bsp. Zusammenarbeit im Home Office - zu erstellen und zusammenzuarbeiten. 
Jeder Mitarbeiter kann sich sofort den Überblick verschaffen was er zu tun hat, und welche Aufgaben seine Teamkollegen bis wann erledigen.

Alle unsere Kundenprojekte bei Marketing Autopilot wickeln wir ausschliesslich über Zoho Projects ab. Unsere Kunden sind jedes Mal begeistert wie einfach und schnell sie Projects verstehen und produktiv einsetzen können. 

Wenn Sie Fragen haben, wie Sie Projects aufsetzen oder produktiv nutzen können, stehen wir Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.
=> Termin für Beratungs- oder Unterstützung buchen

3.3. Office Paket in ZOHO Remotely integriert

Eine effiziente Zusammenarbeit ist nur dann möglich, wenn auch jeder Mitarbeiter/in die Programme des Office Paket nutzen können. Selbstverständlich ist WORD, EXCEL und POWERPOINT enthalten. Neben Word, Excel und Powerpoint ist aber auch die Datenverwaltung sehr wichtig. 

Mit ZOHO Remotely erhalten Sie eine komplette Datensicherung im cloudbasierten "Work-Drive", damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen geschützten Bereich, und kann zu Teamordner hinzugefügt werden. Es ist also möglich Ihre Ordnerstruktur des eigenen Servers durch Drag&Drop auf Workdrive hochzuladen. Sie können somit die Ordner welcher bisher stationär in Ihrer Firma genutzt wurden auf Workdrive hochladen, damit alle von zu Hause aus darauf zugreifen können. 

Durch diese Änderung können die Home-Office Mitarbeiter dann sogar gleichzeitig am gleichen Dokument zusammen arbeiten. Über ZOHO Meeting sehen und hören sie sich, und passen den Brief oder Vertrag der zu bearbeiten ist an. Somit ist ein Zusammenarbeiten wie im Büro möglich, wo man sich gegenüber sitzt oder auf den gleichen Bildschirm schaut.

3.4. Kosten und Administrationsaufwand

ZOHO als indisches Software Unternehmen lebt eine sehr soziale und freundliche Firmenphilosophie. Aus diesem Grund hat sich ZOHO entschieden, das ZOHO Remotely Bundle als ihr Beitrag zu Bewältigung dieser Corona Virus Krise, bis am 1. Juli 2020 kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Mitteilung von Zoho:
"HINWEIS: Um die Bemühung zur Einhaltung der weltweiten Gesundheitsempfehlungen zu unterstützen, stellt Zoho das Bundle Remotely bis zum 1. Juli 2020 kostenlos zur Verfügung. Wir hoffen damit all denen helfen zu können, die auf Heimarbeit umsteigen möchten, bis sich die aktuelle Lage wieder beruhigt hat.

ZOHO hat weltweit über 50 Millionen User welche bereits mit ZOHO arbeiten. Dazu zählen Firmen wie Amazon, Netflix oder Suzuki.