Zoho Cliq die beste Kollaborations-Software für KMUs im 2022

Der ganz grosse

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie die Welt arbeitet, verändert. Von der Arbeit von zu Hause aus bis hin zu einem hybriden Arbeitsmodell mit Fernzugriff - wir alle haben uns an die sich ständig verändernden Arbeitsumgebungen angepasst.

Ebenso wichtig ist es, zu prüfen, ob das von euch verwendete interne Kommunikations- und Kollaborationstool mit den neuen Trends Schritt hält. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten zwei Jahren weiterentwickelt, und wir möchten Dir vier Faktoren nennen, die Du unbedingt beachten solltest, um sicherzustellen, dass Eure App bzw. Arbeitsweise für die Zusammenarbeit im Team an die sich entwickelnde, hypervernetzte Arbeitsumgebung angepasst ist.

1. Eine einheitliche Plattform mit Zoho Cliq für den hybriden Arbeitsplatz

Das Wechseln zwischen Kontexten wirkt sich negativ auf die Produktivität aus. Von Kontextwechsel spricht man, wenn man eine Aufgabe unvollendet lässt und aufgrund einer Unterbrechung zu einer anderen übergeht. Es gibt viele Gründe für solche Unterbrechungen, von denen viele unvermeidlich sind, wenn man von verschiedenen Orten aus arbeitet.

Nehmen wir an, Du konzentrierst Dich auf eine wichtige Aufgabe, für die eine strenge Frist gilt, und wirst durch eine von einem Deiner Teamkollegen anberaumte Ad-hoc-Besprechung unterbrochen. Wahrscheinlich nimmst Du an der Besprechung teil und lässt die Aufgabe unvollständig.

Oder wenn Du einen Projektbericht verfasst und zu einer anderen Registerkarte wechseln musst, um die dafür erforderlichen Daten zu finden, verlierst Du beim Wechseln der Registerkarte möglicherweise die Konzentration und beginnst mit anderen Arbeiten, ohne den Bericht fertig zu stellen.

Diese Art von Unterbrechungen kannst Du vermeiden, wenn Du das richtige Tool für die Zusammenarbeit im Team einsetzt.

Du kannst Deinen Status auf "Konzentriert an der Arbeit" setzen, wenn Du an einer kritischen Aufgabe arbeitest, um Deine Teammitglieder darüber zu informieren, dass Du nicht für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehst. Auf diese Weise hilft Dir der Remote-Arbeitsstatus in Cliq, sich ohne Unterbrechungen auf die Arbeit zu konzentrieren und störungsfreie Pausen einzulegen.

Die "Ruhige Stunde" pro Tag ist auch eine Variante ungestört arbeiten zu können. Dabei wird im Team pro Tag zum Beispiel die Stunde von 13.30 bis 14.30 als "ruhige Stunde" definiert. In dieser Stunde werden keine internen Anrufe gemacht, und auch keine Mitarbeitende angesprochen am Arbeitsplatz. So kann jeder konzentriert und ungestört die wichtigen und dringenden Dinge erledigen. Die Steigerung der Produktivität in Teams steigt dadurch nachweislich.

2. KI-gestützte Software für intelligenteres Arbeiten mit automatisierten Arbeitsabläufen

Künstliche Intelligenz (KI) wird eine Schlüsselrolle im zukünftigen Arbeitsumfeld einnehmen. Laut Gartner haben trotz der Auswirkungen der Covid 19-Pandemie 30 % der Unternehmen geplant, ihre Investitionen in KI zu erhöhen.

Stelle Dir zwei Szenarien vor: eines, in dem Du all Deine Routineaufgaben manuell erledigen, und eines, in dem Du Deine täglichen Aufgaben mit Hilfe von Bots automatisierst. Letzteres klingt besser, denn es reduziert Deine Arbeitsbelastung und hilft, die Produktivität zu steigern, indem Du Dich auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren, anstatt manuelle Dateneingaben in einer Schleife zu erledigen. Die Workflow-Automatisierung verringert nicht nur menschliche Fehler im Arbeitsablauf, sondern spart auch eine Menge Zeit.

Eine Studie hat ergeben, dass 85 % der Unternehmensleiter der Meinung sind, dass die Automatisierung durch die Verringerung der Arbeitslast ihnen und ihren Mitarbeitern mehr Zeit verschafft, um sich auf die Ziele zu konzentrieren, die für das Unternehmen wirklich wichtig sind.

Nehmen wir an, eine Deiner täglichen Aufgaben ist es, mit Kunden in Kontakt zu treten und schnell auf deren Ideen und Fragen einzugehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, Beschwerden von Kunden schnell zu bearbeiten, denn zufriedene Kunden sind die Grundlage eines jeden Unternehmens. Im Idealfall verwendest Du ein Kundenservice-Tool, um die Probleme zu lösen, und dann ein internes Kommunikationstool, um die Aufgaben mit Deinen Kollegen zu besprechen, die für den Kundenerfolg zuständig sind.

Mit Zoho Cliq musst Du nicht mehr zwischen der Registerkarte der Kunden-Community und dem Cliq-Fenster hin- und herspringen, um über alle neuen Kundenbeiträge auf dem Laufenden zu bleiben. Stattdessen kannst Du einen Community-Bot einrichten, der Dich sofort über neue Anfragen und Beschwerden in Cliq benachrichtigt.

Du kannst auch einige andere Bots wie den My-To-do Bot, den Kampagnen Bot, den Status Bot usw. erstellen und auch einige bestehende Bots abonnieren. Die Erstellung eines Bots in Cliq ist nicht so schwierig, wie es sich anhört, denn die Zoho Cliq-Plattform macht es einfach, ohne dass Zeilen und Zeilen von Code erforderlich sind.

Zoho Cliq verfügt ausserdem über einen eigenen Bot, Taz, der Dich über alle Aufgabenaktualisierungen, anstehende Meetings, anstehende Aufgaben und vieles mehr auf dem Laufenden hält.

Dies sind einige Beispiele dafür, wie intelligente Assistenten Dir helfen können, durch die Automatisierung von Routineaufgaben produktiv zu sein.

3. Robuste Möglichkeiten zur effizienten Verwaltung Ihrer Organisation in der Software

Für die Führungskräfte von Unternehmen wird es immer schwieriger, ihre Mitarbeitende und Organisationen in einer hypervernetzten Arbeitsumgebung zu managen. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Tools über robuste Verwaltungsfunktionen verfügen.

Wenn Du ein Tool für die Team-Zusammenarbeit in Deinem Unternehmen einsetzt, musst Du in der Lage sein, die Verwendung des Tools durch Deine Mitarbeitende zu kontrollieren. Hier können fein abgestufte Verwaltungsfunktionen helfen, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

4. Multi-Device-Unterstützung für einfaches Arbeiten von überall

Die Arbeit ist nicht mehr auf einen Büroraum oder einen Schreibtisch zu Hause beschränkt. Die meisten von uns sind heute auf Reisen und arbeiten gleichzeitig unterwegs.

Wenn Du nicht an Deinem Laptop sitzt, kannst Du Deine Arbeit von Zoho Cliq mobile aus erledigen.

Staus müssen Deine Arbeit nicht behindern, wenn Du mit dem Auto unterwegs bist, denn Zoho Cliq unterstützt Apple CarPlay und Android Auto. Du kannst Nachrichten senden, eingehende Nachrichten abhören, an Meetings teilnehmen und vieles mehr, selbst wenn Du hinter dem Steuer sitzt.

Du kannst Zoho Cliq auch an Deinem Handgelenk tragen! Zoho Cliq ist mit Apple Watches und Google Gears kompatibel.

Zusammenfassung

Das Tool für die Zusammenarbeit im Team, das Du verwendest (oder das Du einführen möchtest), sollte mit der sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsumgebung und den technologischen Fortschritten Schritt halten.

Die Wahl und der Einsatz des besten verfügbaren Tools oder der besten Software für die Zusammenarbeit im Team für Dein Unternehmen ist ein wichtiger Beitrag zum erfolgreichen Funktionieren Deiner Organisation.

Und jetzt - wie weiter?

Wir bei Marketing Autopilot verstehen sehr gut, wenn du jetzt zwar wieder mehr Informationen und Anleitungen bekommen hast. Aber wie und wo sollst du nun genau beginnen. Welches Tool benötigst du dazu und überhaupt, wer kann Dich unterstützen?

Keine Sorge, terminiere ein Erstgespräch und wir können zusammen mögliche weitere Schritte besprechen: